वर्चुअल असिस्टेंट ग्राहक के लिए कुछ प्रशासनिक काम दूर से संभालता है। कैलेंडर व्यवस्थित करना, अनुमत डेटा प्रविष्टि या ऑर्डर स्थिति रिपोर्ट उदाहरण हैं। हर काम और हर समय उपलब्धता वाली अस्पष्ट सेवा में काम का बोझ नियंत्रित करना कठिन होता है।
काम की सूची के साथ अधिकारों की सीमा तय करें
उदाहरण के लिए, सप्ताह में तीन घंटे कैलेंडर और मीटिंग रिमाइंडर की सेवा दे सकते हैं। लिखें कि कौन से संदेश सीधे भेज सकते हैं और किसके लिए मंज़ूरी चाहिए। ग्राहक की ओर से भुगतान, अनुबंध स्वीकार करना या संवेदनशील रिकॉर्ड बदलना अलग अधिकार माँगता है; इसे सामान्य सेवा में शामिल न करें।
पहला अभ्यास: चरण दर चरण
काल्पनिक डेटा से एक सप्ताह का कैलेंडर और कार्य तालिका बनाएँ। नमूना पोर्टफोलियो में असली ग्राहक जानकारी न रखें।
- शामिल काम और जवाब देने के घंटे तय करें।
- मंज़ूरी माँगने वाले कार्यों की सूची बनाएँ।
- सप्ताह के पूरे और बाकी काम की रिपोर्ट तैयार करें।
लागत और मूल्य निर्धारण
घंटे या महीने का पैकेज दे सकते हैं। समय सीमा और अतिरिक्त घंटे का शुल्क बताएँ। मीटिंग और प्रशिक्षण का समय कैसे गिना जाएगा, तय करें। लगातार तैयार रहने की अपेक्षा को वास्तविक कार्य क्षमता से अलग देखें। कई ग्राहकों के साथ एक ही समय अवधि का शुल्क एक से अधिक बार न लगाएँ।
प्रकाशित करने या आवेदन करने से पहले
साझा मुख्य पासवर्ड के बजाय संभव हो तो अलग उपयोगकर्ता और काम के अनुसार अधिकार लें। दो-चरणीय सत्यापन चालू रखें। निजी डेटा की अनावश्यक नकल न करें और काम खत्म होने पर पहुँच हटाएँ। गोपनीयता, डेटा संग्रह और ग्राहक के नाम पर संवाद की शर्तें लिखित में तय करें।