ويقوم المساعد الافتراضي بمتابعة بعض المهام الإدارية التي يمكن القيام بها عن بعد نيابة عن العميل. وتشمل الأمثلة على ذلك إدارة الجدول الزمني، وإدخال البيانات المأذون بها، والإبلاغ عن حالة الطلبات. ووجود خدمة غير محددة تغطي كل عمل وإمكانية الوصول إليها كل ساعة يجعل من الصعب التحكم في عبء العمل.
حدّد قائمة المهام وحدود الصلاحيات معاً
فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تقدم ثلاث ساعات في الأسبوع لوضع الجداول الزمنية والتذكير بالاجتماعات. ضع في اعتبارك الرسائل التي يمكنك إرسالها مباشرة، والرسائل التي يجب تقديمها للموافقة عليها. ويتطلب سداد المدفوعات نيابة عن عميل ما، أو قبول عقود أو تعديل سجلات حساسة، إذنا منفصلا؛ ولا يدخل ذلك في الخدمة الافتراضية.
التجربة الأولى: خطوة بخطوة
إنشاء جدول زمني أسبوعي ومخطط لتتبع المهام مع بيانات وهمية. لا تضع معلومات العملاء الفعلية في حافظة عينة.
- تحديد الوظائف المعنية وأوقات الاستجابة.
- حدد العمليات التي تتطلب الموافقة.
- تصميم تقرير أسبوعي عن المهام المنجزة والمهام المتبقية.
التكاليف والتسعير
ويمكنك أن تقدم حزمة بالساعة أو شهريا؛ وشرح الحد الزمني وأجر العمل الإضافي. ناقِش مع عميلك كيفية حساب وقت الاجتماع والتدريب. وإذا كان هناك توقع بوجود حالة تأهب دائمة، فينبغي فصل ذلك عن القدرة الفعلية على العمل. وعند العمل مع عملاء متعددين، لا تضع فواتير عن نفس الفترة الزمنية أكثر من مرة واحدة.
قبل النشر أو التقديم
استخدام أذون منفصلة للمستخدمين والأدوار بدلا من كلمة مرور رئيسية مشتركة إن أمكن. إبقاء التحقق من العوامل الثنائية مفعلة. لا تنسخ البيانات الشخصية دون داع، وتسحب إمكانية الوصول عند انتهاء العمل. :: وضع شروط خطية للسرية والاحتفاظ بالبيانات والاتصالات نيابة عن العميل.