Der virtuelle Assistent übernimmt bestimmte administrative Aufgaben, die im Auftrag des Kunden aus der Ferne erledigt werden können. Beispiele sind die Kalenderverwaltung, die autorisierte Dateneingabe und die Berichterstattung über den Auftragsstatus. Ein undefinierter Service, der jeden Job abdeckt und stündlich Zugriff hat, macht es schwierig, die Arbeitsbelastung zu kontrollieren.
Aufgabenliste und Berechtigungsgrenze sollten zusammen erstellt werden
Sie können beispielsweise drei Stunden pro Woche für Kalender und Meetingerinnerungen zur Verfügung stellen. Schreiben Sie auf, welche Nachrichten Sie direkt senden können und welche Sie zur Genehmigung einreichen müssen. Für die Durchführung von Zahlungen im Namen eines Kunden, die Annahme von Verträgen oder die Änderung vertraulicher Datensätze ist eine separate Autorisierung erforderlich.
Erster Praxistest: Schritt für Schritt
Erstellen Sie einen Wochenkalender und ein Aufgabenverfolgungsdiagramm mit fiktiven Daten. Setzen Sie keine tatsächlichen Kundeninformationen in ein Beispielportfolio.
- Definieren Sie die beteiligten Jobs und die Reaktionszeiten.
- Liste die Vorgänge, die eine Genehmigung erfordern.
- Erstellen Sie einen wöchentlichen Bericht über abgeschlossene und verbleibende Aufgaben.
Kosten und Preisgestaltung
Sie können ein Stunden- oder Monatspaket anbieten; erklären Sie die Zeitbegrenzung und die Überstundengebühr. Besprechen Sie mit Ihrem Kunden, wie Meeting- und Trainingszeit gezählt werden. Wenn eine Erwartung eines ständigen Standby-Modus besteht, trennen Sie diese von der tatsächlichen Arbeitskapazität. Wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten, stellen Sie nicht mehr als einmal Rechnungen für denselben Zeitraum aus.