Sanal asistan, uzaktan yürütülebilen belirli idari işleri müşterisi adına takip eder. Takvim düzenleme, izinli veri girişi veya sipariş durumlarını raporlama örnek olabilir. Her işi ve her saat erişimi kapsayan belirsiz bir hizmet, iş yükünü kontrol etmeyi zorlaştırır.
Görev listesi ve yetki sınırı birlikte hazırlanmalı
Örneğin haftada üç saat takvim düzenleme ve toplantı hatırlatması sunabilirsin. Hangi mesajları doğrudan gönderebileceğini, hangilerini onaya sunacağını yaz. Müşteri adına ödeme yapmak, sözleşme kabul etmek veya hassas kaydı değiştirmek ayrı yetki gerektirir; varsayılan hizmete dahil etme.
İlk uygulama: adım adım
Kurgusal verilerle bir haftalık takvim ve görev takip tablosu hazırla. Gerçek müşteri bilgisini örnek portföye koyma.
- Dahil olan işleri ve yanıt saatlerini belirle.
- Onay gerektiren işlemleri listele.
- Haftalık tamamlanan işler ve kalan görevler raporu tasarla.
Maliyet ve fiyatlandırma
Saatlik veya aylık paket sunabilirsin; paketin süre sınırını ve aşım ücretini açıkla. Müşteriyle toplantı ve eğitim süresinin nasıl sayılacağını belirt. Sürekli hazır bekleme beklentisi varsa bunu gerçek çalışma kapasitesinden ayrı değerlendir. Birden çok müşteriyle çalışırken aynı zaman aralığını birden fazla kez faturalandırma.
Yayına veya başvuruya geçmeden önce
Paylaşılan ana şifre yerine mümkünse ayrı kullanıcı ve görev bazlı yetki kullan. İki aşamalı doğrulamayı koru, kişisel veriyi gereksiz kopyalama ve iş sonunda erişimleri kaldır. Gizlilik, veri saklama ve müşteri adına iletişim koşullarını yazılı netleştir.