L’assistant virtuel assure le suivi de certaines tâches administratives qui peuvent être effectuées à distance au nom du client. Par exemple, la gestion du calendrier, la saisie autorisée des données et le rapport d'état des commandes. Un service non défini couvrant chaque travail et un accès toutes les heures rend difficile le contrôle de la charge de travail.
La liste des tâches et la limite d'autorité doivent être établies ensemble
Par exemple, vous pourriez offrir trois heures par semaine de calendrier et de rappels de réunion. Notez les messages que vous pouvez envoyer directement et ceux à soumettre pour approbation. Effectuer des paiements au nom d'un client, accepter des contrats ou modifier des documents sensibles nécessite une autorisation distincte; non inclus dans le service par défaut.
Premier essai : étape par étape
Créez un calendrier hebdomadaire et un graphique de suivi des tâches avec des données fictives. Ne mettez pas les renseignements réels sur les clients dans un portefeuille d'échantillon.
- Définir les tâches à effectuer et les temps de réponse.
- Énumérez les opérations qui nécessitent une approbation.
- Concevez un rapport hebdomadaire des tâches terminées et restantes.
Coûts et tarification
Vous pouvez offrir un forfait horaire ou mensuel; expliquez la limite de temps et le paiement des heures supplémentaires. Discutez avec votre client de la façon dont le temps de réunion et de formation sera compté. S'il y a une attente de veille constante, séparez-la de la capacité de travail réelle. Lorsque vous travaillez avec plusieurs clients, ne facturez pas la même période plus d'une fois.